[工作] 交換工作心得

◎ 惠思佳（2015秋，企管2B）

 

把工作分派給助理看似是一件很簡單的事情，但通過這次遊戲我發現，想要分派工作很簡單，無非是清單上這一半給甲做、另一半給乙做。但想要把分派的工作講明白——明確你的需求、為對方完成便利、甚至在分派工作的時候就考慮到每個人的能力“讓對的人在對的位置做對的事”——並不是一件容易的事情。

我需要助理完成的工作是：

1. 用google表單製作一份問卷（統計學作業）
2. 聯絡同學會成員，告知冬至晚會時需要表演的事宜，並在11.8之前拿到節目單。
3. 策劃一次12月份的潛水旅行，比較墾丁、綠島、蘭嶼三地的狀況（包括水文與氣候），估計每處涵蓋交通、住宿、遊玩的大概花費。
4. 電話預訂我看中的溫泉旅館，并轉賬。

每一件事情對應的工作目標是：

1. 符合統計學上設計問卷的要求，在這次作業中拿到高分
2. 可以獲得一份確實的節目單，并大致了解每個表演者的狀況，確保期中考結束后進入排練進程時不會被放鴿子
3. 需要確切的資訊以幫助我安排旅行，而不僅僅是“啊我覺得某地還不錯啊應該沒問題吧”
4. 預訂成功

為了能夠確實達到工作目標，我需要做的不僅僅是講“誰誰你來聽一下，這些工作需要你幫我完成”然後把最上面的待辦事項扔給他。提供tips, 向助理說明工作方法才是解決之道。對應的工作方法是：

1. 閱讀統計學課本，了解設計問卷的要求後再行動。
2. 先說明冬至晚會表演的要求，然後給助理同學會的通訊錄，提供我目前現有的信息（對同學的了解，具體到某個人出什麼節目的建議），請他個別聯絡。
3. 把我之前所做的準備工作（包括查到的一些潛店名單）交接給助理，請他繼續完成。
4. 給助理旅館名稱。請他先call旅館獲取轉賬信息，用他的金融卡轉賬之後拿賬單來找我報銷。

 

還真是麻煩對不對？寫到這裡不禁停下來為自己辯駁一下，其實我也經常在組織或活動內做leader, 而我常常被夥伴們詬病的一點就是，忙起來之後就覺得自己是無所不能的惠思佳，會把瑣事也都攬在自己身上然後默默爆肝。並不是我不願意“管理”或者說“分派工作”。好吧，雖然我承認某種意義上來說我對共事的大部分人缺乏信任，覺得由別人去做的成果不一定比自己做的順心。但是——想要像一個之前完全沒有在follow的人說明事情的來龍去脈太麻煩了，你要向他解釋：因為A、B、C所以影響了D、E、F，我們目前面對的情況是G、H。然後這件事之前由某人進展到I，但是J、K還沒有搞定，所以我們現在需要完成的是L、M、N，你可以試著從O著手看看。我一直覺得，有功夫和他解釋，我自己早就把事情完成五次了。

好了，回到這件事上。交換工作也給了我一個啟發，即如果以後真的有人願意當我的助手（好感動= =），那麼讓他盡早參與到需要他完成的事情中，一直保持知情和清醒。相比“啊我今天參加了冬至晚會的籌備會議，現在我需要你幫我去要節目。節目要求是巴拉巴拉，第一次驗收時間是11.27，總驗收和正式晚會時間分別是xx，這裡是通訊錄，據我所知xx唱歌很好聽，xxx去年有跳舞你可以問她今年要不要再上台，然後你可以聯絡xxxx他們幾個會樂器的再組一個節目”，我更傾向於告訴我的助理“今天中午有個籌備會議在3號會議室，你跟我一起去參加一下吧”。